Algemene voorwaarden
Artikel 1. Algemeen en definities
1.1. Karen De Fraeye, eenmanszaak gevestigd te Sweynbeerstraat 27, Elewijt 1982, ingeschreven in de Kruispuntbank der ondernemingen onder het nummer 0641.698.748 (hierna “BookDesign”)
E-mailadres: karen@bookdesign.be
1.2. In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
(1) Algemene Voorwaarden: Huidige algemene voorwaarden
(2) Dienst(en): Ontwikkeling werk-en handboeken voor ondernemers
(3) Dienstverlener: Karen De Fraeye onder de commerciële benaming “BOOKDESIGN”
(4) Cliënt: Elke natuurlijke persoon of rechtspersoon die een overeenkomst afsluit met de Dienstverlener en hierdoor de algemene voorwaarden aanvaardt
(5) Offerte(s): Een aanbieding of een offerte uitgaande van de Dienstverlener (via website, sociale media of e-mail)
(6) Overeenkomst: De overeenkomst tot dienstverlening tussen Dienstverlener en Cliënt na aanvaarding van de Offerte door de Cliënt
(7) Partijen: De Dienstverlener en de Cliënt samen
(8) Schriftelijk: de schriftelijke communicatie zoals e-mail of via een aangetekend schrijven waar nodig
(9) Website: www.bookdesign.be
Artikel 2. Aanvaarding van de algemene voorwaarden
2.1. Bij het goedkeuren van de Offerte dient de Cliënt ook de Algemene Voorwaarden goed te keuren. De Offerte en de Algemene Voorwaarden alsook de finale Overeenkomst.
2.2. Afwijkingen van deze Algemene Voorwaarden zijn slechts geldig indien deze uitdrukkelijk voorafgaandelijk en schriftelijk werden overeengekomen.
2.3. In het geval er met een Cliënt een samenwerkingsovereenkomst werd ondertekend, zullen deze bepalingen voorrang krijgen op de Algemene Voorwaarden.
Artikel 3. Verbintenissen
3.1. BookDesign is door de aard van de dienstverlening gehouden tot een middelen- of inspanningsverbintenis en zal naar best vermogen volgens de heersende normen van zorgvuldigheid en goed vakmanschap haar opdrachten vervullen of Diensten verlenen, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk anders werd overeengekomen.
3.2. Van de Cliënt wordt verwacht dat hij/zij BookDesign stipt op de hoogte brengt en houdt van alle informatie die (redelijkerwijze) nuttig en nodig is bij de uitvoering van de Dienst.
Artikel 4. Dienstverlening door derden
4.1. Bookdesign zal bij het vervullen van de Dienst beroep doen op de diensten van derden indien zij dat noodzakelijk of nuttig acht bij de uitvoering van de Dienst(en). Deze Overeenkomst heeft in hoofde van Karen De Fraeye geen intuitu personae karakter.
Artikel 5. Geldigheid Offertes
5.1. Offertes zijn enkel geldig en bindend binnen de tijdspanne zoals aangegeven op de Offerte of indien er niks werd bepaald, voor een termijn van 14 kalenderdagen volgend op de datum van de Offerte. Na afloop van deze termijn kan de Offerte niet meer worden aanvaard.
Artikel 6. Prijs- en betalingsvoorwaarden
6.1. BookDesign zal de gevraagde Diensten uitvoeren tegen de forfaitaire prijs of de prijs in regie zoals aangegeven in de Offerte of zoals opgenomen in de Overeenkomst. Alle vermelde prijzen zijn steeds exclusief BTW en gemaakte kosten (bijvoorbeeld verzendkosten).
6.2. Eventuele wijzigingen aan de gevraagde Diensten en/of bijkomende Diensten zullen bijkomend gefactureerd worden overeenkomstig de tarieven die van kracht zijn op het ogenblik dat de wijzigingen/bijkomende Diensten worden besteld/aangekocht. De Cliënt kan de geldende tarieven te allen tijde opvragen bij BookDesign met dien verstande dat als er niks werd bepaald deze bijkomende Diensten/wijzigingen zullen worden uitgevoerd in regie aan een uurtarief van 75,00 EUR (ex. BTW).
6.3. BookDesign kan niet aan de Offerte of de Overeenkomst worden gehouden als de Cliënt redelijkerwijze kon begrijpen dat de Offerte of de Overeenkomst, of een onderdeel daarvan, een kennelijke materiële vergissing of verschrijving bevat, zoals een onrealistische hoge korting of ongebruikelijke lage vraagprijs.
6.4. Indien de Cliënt niet akkoord gaat met een factuur, dient hij/zij deze schriftelijk te protesteren binnen een termijn van 14 kalenderdagen te rekenen vanaf ontvangst van de factuur.
6.5. De forfaitaire prijs zoals opgenomen in de Offerte en de Overeenkomst is steeds integraal door de Cliënt verschuldigd, niettegenstaande het al dan niet tijdig verlenen van feedback door de Cliënt. De Cliënt is ertoe gehouden de nodige feedback over te maken, zoals onderling door Partijen afgesproken, van BookDesign, doch nalaten deze tijdig over te maken binnen de door BookDesign vooropgestelde termijn heeft niet gevolg dat de volledige forfaitaire prijs niet integraal verschuldigd is door de Cliënt.
6.6. In geval van laattijdige betaling of wanbetaling zal de Cliënt van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling, een interest verschuldigd zijn conform de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties alsook een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het openstaande bedrag, onverminderd het recht van BookDesign om bijkomend de werkelijk geleden schade te vorderen en onverminderd de buitengerechtelijke en gerechtelijke kosten. De kosten voor het invorderen van een onbetaalde factuur zijn steeds ten laste van de Cliënt.
Artikel 7. Duur en beëindiging van de overeenkomst
7.1. De overeenkomst tussen BookDesign en de Cliënt is van bepaalde duur behoudens uitdrukkelijk en schriftelijk anders overeengekomen. Een overeenkomst van bepaalde duur kan door de Cliënt niet voortijdig beëindigd worden, dan met betaling van een forfaitaire verbrekingsvergoeding die gelijk is aan vastgestelde forfaitaire prijs in de Offerte en de Overeenkomst.
7.2. Indien één van beide Partijen wezenlijk tekortschiet in de nakoming van haar verplichtingen en na hier uitdrukkelijk en schriftelijk door de andere Partij op gewezen te zijn, deze verplichting niet binnen een redelijke termijn alsnog nakomt, is de andere Partij gerechtigd de overeenkomst te beëindigen zonder rechterlijke tussenkomst en zonder enige vergoeding verschuldigd te zijn. Indien de Cliënt de Partij is die haar verplichtingen niet nakomt en BookDesign om die reden de samenwerking stopzet, dan dient de totale forfaitaire prijs zoals opgenomen in de Offerte en de Overeenkomst nog steeds te worden voldaan door de Cliënt.
Artikel 8. Werkwijze
– Algemeen
8.1. De Cliënt zal de gevraagde informatie tijdig ter beschikking te stellen. BookDesign bepaalt de uiterlijke datum waarop deze informatie ter beschikking dient gesteld te worden. De Cliënt staat in voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de ter beschikking gestelde gegevens, ook indien deze van derden afkomstig zijn.
– Ensemble en producten op maat
8.2. Wanneer de Cliënt ervoor opteert de Offerte te aanvaarden, ontstaat de verplichting tot betaling van een voorschot van 50% van de prijs zoals opgenomen in de Offerte en het saldo 7 kalenderdagen voordat het eindproduct in druk gaat, tenzij anders overeengekomen.
8.3. Bij het intakegesprek zal een checklist worden overlopen met een aantal parameters. Een hele reeks vragen over lettertypes, bladschikking, kleurgebruik, beeldmateriaal, stijl, … om duidelijk zicht te krijgen op de wensen van de Cliënt.
8.4. Hierna start BookDesign met een voorontwerp van een 10-tal pagina’s waarin alle nodige elementen worden verwerkt. Zodat de Cliënt een duidelijk zicht krijgt op het totaalconcept. In deze fase krijgt de Cliënt nog een extra mogelijkheid om de algemene layout te gaan verfijnen of bijsturen. Pas daarna wordt het volledige boek uitgewerkt.
8.5. Na de oplevering van de eerste versie van het boek, krijgt de Cliënt nog 2 correctierondes. Waarin tekstcorrecties en dergelijke kunnen doorgegeven worden. In ieder geval dient, in samenspraak met BookDesign, de volledige Dienst te kunnen worden opgeleverd binnen 6 maanden na opstart zoals werd bepaald in de tijdlijn in de bijlage van de Offerte. Indien door het laattijdig aanleveren van de nodige feedback deze termijn niet kan worden gerespecteerd, behoudt BookDesign zich het recht om een bijkomende vergoeding te factureren voor het finaliseren van de Dienst.
– Herdruk
8.6. De Cliënt informeert per email BookDesign dat zij graag een herdruk ontvangt. Hierop volgend ontvangt de Cliënt een Offerte met het uurtarief dat van toepassing zal zijn. BookDesign zal regelmatig een overzicht van de gepresteerde uren overmaken aan de Cliënt en deze maandelijks factureren, tenzij anders overeengekomen. In ieder geval dienen de prestaties van BookDesign volledig te zijn betaald voor het eindproduct in druk gaat.
8.7. Cliënt mag auteurscorrecties en updates van het werk bezorgen aan BookDesign (die tevens in regie zullen worden aangerekend). Deze autocorrecties zijn beperkt tot inhoudelijk (korte) updates van de bestaande inhoud en/of nieuw beeldmateriaal.
Artikel 9. Opschorting van de overeenkomst
9.1. BookDesign behoudt zich het recht voor alle lopende diensten op te schorten indien zij vast stelt dat de Cliënt zijn verplichtingen, zoals opgenomen in de Offerte en de algemene voorwaarden, niet nakomt of indien de Cliënt niet voldoet aan zijn/haar betalingsverplichtingen.
Artikel 10. Overmacht
10.1. In het geval dat een Partij getroffen werd door een overmacht situatie, zal de getroffen partij de andere partij inlichten binnen een redelijke termijn (en met een maximum van 5 werkdagen) na kennisname over de overmachtssituatie en het bewijs hiervoor leveren. De partij die zich beroept op overmacht kan niet contractueel of buitencontractueel aansprakelijk gesteld worden voor niet-nakoming van zijn verbintenissen voor de duur van de overmacht.
10.2. De Cliënt blijft evenwel gehouden tot betaling van de reeds gemaakte kosten en geleverde prestaties.
10.3. Wanneer de overmacht slechts tijdelijk van aard is, zal BookDesign alsnog trachten de Diensten te leveren vanaf dit redelijkerwijs weer mogelijk is. In ieder geval blijft de uitvoering van de Overeenkomst opgeschort voor de duur van de tijdelijke overmacht.
Als evenwel blijkt dat het blijvend onmogelijk is om de Diensten te voltooien of verder te zetten, zal de Overeenkomst in onderling overleg herzien of ontbonden worden.
Artikel 11. Geheimhouding
11.1. BookDesign is verplicht tot geheimhouding van alle informatie en gegevens waarvan tijdens de uitvoering van de Dienst wordt kennisgenomen. De Dienstverlener neemt alle mogelijke voorzorgsmaatregelen om de belangen van de Cliënt te beschermen. De Cliënt zal op zijn of haar beurt zonder toestemming van de Dienstverlener aan derden geen mededelingen doen over diens aanpak, werkwijze of (de inhoud van) de Offerte.
11.2. De Partijen zijn gehouden deze informatie op geen enkele wijze aan derden bekend te maken tenzij mits voorafgaand uitdrukkelijk en schriftelijk akkoord van de andere Partij of indien zij hiertoe wettelijk zijn verplicht.
Artikel 12. Intellectuele eigendomsrechten
12.1. Partijen komen uitdrukkelijk overeen dat alle intellectuele eigendomsrechten (inclusief maar niet beperkt tot auteursrechten, ontwerprechten en know-how) verkregen of ontwikkeld in het kader van de Opdracht (de “Intellectuele Eigendom”), aan BookDesign zullen blijven toebehoren.
12.2. BookDesign geeft de Cliënt toelating (i.e. een gebruikslicentie) om de Intellectuele Eigendom, geheel of gedeeltelijk, als volgt te exploiteren:
• Online marketingmateriaal in het kader van het onderwerp van het (werk)boek
12.3. BookDesign behoudt alle overige rechten.
12.4. Bookdesign bevestigt voor de goede orde dat de Cliënt geen gebruikslicentie ontvangt voor het gebruik van de aangeleverde ontwerpen, tussenontwerpen en eventuele PDF drukbestanden en dat iedere herdruk via Bookdesign dient te worden aangevraagd.
12.5. Deze gebruikslicentie wordt op exclusieve basis voor het gehele wereldgrondgebied overgedragen. De Cliënt mag deze rechten exploiteren maar niet overdragen aan een derde partij. De beëindiging van de Overeenkomst, om welke reden dan ook, heeft geen invloed op de gebruikslicentie van de aldus verleende intellectuele rechten. De Cliënt ontvangt deze licentie voor de volledige duur van de bescherming van de Intellectuele Eigendom en pas nadat zij al haar facturen aan BookDesign heeft voldaan.
12.6. De eventuele vergoeding voor deze gebruikslicentie wordt geacht inbegrepen te zijn in de prijs bepaald in artikel 6.1 en 6.2.
Artikel 13. Aansprakelijkheid
13.1. BookDesign kan nooit aansprakelijk zijn voor of gehouden zijn tot vergoeding van immateriële, indirecte of gevolgschade, met inbegrip van (doch niet beperkt tot) winstderving, omzetverlies, inkomstenderving, administratie- of personeelskosten, een verhoging van de algemene kosten, verlies van cliënteel of vorderingen van derden.
13.2. BookDesign haar aansprakelijkheid met betrekking tot directe schade zal steeds beperkt zijn tot herstel in natura door het aanbrengen van verbeteringen of het opnieuw presteren van de te leveren Diensten.
13.3. De Overeenkomst bevat voor BookDesign steeds middelen- of inspanningsverplichtingen, doch onder geen enkel beding resultaatsverplichtingen. BookDesign verbindt zich er wel toe haar uiterste best te doen om de overeengekomen Dienst(en) correct te leveren en het beste resultaat na te streven, doch is hier tevens voor afhankelijk van de feedback die zij van de Cliënt dient te ontvangen op het eerste ontwerp. BookDesign kan evenwel niet aansprakelijk worden gesteld indien het beoogde resultaat niet werd bereikt of wanneer Cliënt nalaat de vereiste feedback binnen de vooropgestelde termijn te leveren.
13.4. BookDesign werkt alleen met de beste partners en dienstverleners, doch kan zij niet aansprakelijk worden gesteld voor enige schade voortvloeiend uit hun fout, met uitzondering van hun zware (of opzettelijke) fout.
13.5. De contractuele en buitencontractuele aansprakelijkheid van BookDesign zal in alle gevallen beperkt zijn tot 75% van de door BookDesign in het kader van de schade verwekkende diensten en/of producten aan de Cliënt gefactureerde en effectief betaald gekregen bedragen.
13.6. Het mogelijks niet kunnen finaliseren van de Diensten door een gebrek aan feedback van de Cliënt heeft geen aansprakelijkheid in hoofde van BookDesign noch enige prijsvermindering tot gevolg. Wanneer de Cliënt niet of niet tijdig de nodige informatie beschikbaar stelt of de nodige feedback niet geeft binnen de door BookDesign vooropgestelde termijn en de uitvoering van de Dienst hierdoor vertraging oploopt, dan komen de daaruit voortvloeiende extra kosten voor rekening van de Cliënt.
13.7. De Cliënt vrijwaart de Dienstverlener tegen alle aanspraken van derden, die verband houden met de door de Dienstverlener geleverde Diensten.
13.8. De Cliënt bevestigt dat alle aangeleverde beelden, foto’s, materiaal, teksten, etc rechtenvrij zijn of dat zij minstens een geldige gebruikslicentie bezitten. De Cliënt vrijwaart Bookdesign dan ook, zowel tijdens als na afloop van de Overeenkomst, tegen aanspraken die derden zouden doen gelden op basis van een schending van hun intellectuele en/of contractuele rechten omwille van de verwerving, het gebruik of de commercialisering van intellectuele eigendom (i.e. tekst, foto’s, afbeeldingen,…) of van een deel ervan, of meer in het algemeen tegen het gebruik van enig recht door Bookdesign in hoofde van deze Overeenkomst.
Artikel 14. Gegevensverwerking
14.1. BookDesign is de verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens die zal gebeuren conform de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
14.2. Door het goedkeuren van de Offerte en de daaruit voortvloeiende Overeenkomst, verklaart de Cliënt zich akkoord met de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens. Deze algemene voorwaarden dienen in samenhang te worden gelezen met de algemene privacyverklaring die toegankelijk is op de website van de Dienstverlener.
14.3. De persoonsgegevens van de Cliënt kunnen worden verwerkt in het kader van het klantenbeheer van BookDesign, voor marketingdoeleinden en dienen om de overeenkomst tussen BookDesign en de Cliënt naar behoren te kunnen uitvoeren.
14.4. De Cliënt heeft het recht om aan BookDesign te verzoeken zijn of haar persoonsgegevens te verwijderen, wanneer hij of zij niet langer klant zou zijn of niet langer gebruik wenst te maken van de diensten van BookDesign. Dit verzoek dient schriftelijk aan BookDesign te worden gericht en zal door haar binnen een redelijke termijn uitgevoerd worden.
Artikel 15. Volledigheid en nietigheid
15.1. Deze algemene voorwaarden vormen de volledige overeenkomst tussen de Cliënt en BookDesign en vervangen elke vroegere bestaande overeenkomst en elk vorig mondeling of schriftelijk akkoord tussen partijen omtrent hetzelfde voorwerp.
15.2. Indien enige bepaling (of deel daarvan) van de Algemene Voorwaarden onafdwingbaar of strijdig met een wettelijke of reglementaire bepaling zou zijn, zal dit de geldigheid en afdwingbaarheid van de andere bepalingen van deze Algemene Voorwaarden niet beïnvloeden en evenmin de geldigheid en afdwingbaarheid van dat deel van de desbetreffende bepaling dat niet onafdwingbaar is of strijdig is met een wettelijke of reglementaire bepaling. In een dergelijk geval zullen de Partijen te goeder trouw onderhandelen om de onafdwingbare of strijdige bepaling te vervanging door een afdwingbare en rechtsgeldige bepaling die zo nauw mogelijk aansluit bij het doel en de strekking van de oorspronkelijke bepaling.
Artikel 16. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbanken
16.1. De Offerte, de bijhorende algemene voorwaarden en de Overeenkomst worden uitsluitend beheerst door het Belgische recht. Elk geschil m.b.t. de totstandkoming, de interpretatie of de uitvoering van de overeenkomst en haar algemene voorwaarden alsook van de daaruit voortvloeiende factuur/facturen behoren tot de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel (Nederlandstalige afdeling).
Artikel 17. Overdraagbaarheid
17.1. Partijen kunnen hun rechten en verplichtingen voortvloeiende uit de Overeenkomst en deze algemene voorwaarden niet overdragen dan met de uitdrukkelijke voorafgaandelijke toestemming van de andere Partij.
Artikel 18. Klachten
18.1. Indien de Cliënt ontevreden is over de dienstverlening door BookDesign dient de Cliënt dit zo spoedig mogelijk, doch binnen uiterlijk binnen 30 dagen na oplevering van de finale Dienst, schriftelijk gemeld worden aan BookDesign.
18.2. Na het verstrijken van deze termijn worden de geleverde Diensten beschouwd als zijnde conform aan de eisen door de Cliënt.
18.3. De betaling van de factuur of de ingebruik name van de opgeleverde Dienst zal als stilzwijgend vermoeden gelden dat de Cliënt geen klachten heeft inzake het opgeleverd eindproduct.
Versie 1 juni 2023